Sofi Engström, upphandlingschef hos Eskilstuna Strängnäs Energi och Miljö (ESEM) fick höra om Prokur via Kahn Pedersen. Som kommunägt energibolag, med nyttigheter inom VA, elnät, stadsnät, energi och återvinning gör de många upphandlingar per år.
Sofi såg genast möjligheterna med tjänsten. Förutom att höja kvaliteten på innehållet i upphandlingarna och minska arbetsbelastningen internt har Prokur även hjälpt ESEM att underlätta för sina leverantörer att lämna anbud – vilket ger fler anbud, högre konkurrens och i slutändan mer lyckade affärer.
“Vi visste inte att det fanns en smidig lösning”
I kontakten med Sofi förstod vi att ESEM brottades med flera utmaningar som Prokur skulle kunna lösa. Upphandlingsprocessen var precis som för de flesta verksamheter inte helt optimal – det tog tid att bygga upp innehållet, mallarbetet var krångligt och det fanns en osäkerhet kring om innehållet verkligen höll måttet.
– Innan vi skaffade Prokur pratade vi mycket om hur vi skulle hålla våra mallar uppdaterade, hur vi skulle säkerställa att vi hade all relevant information och hur vi skulle kvalitetssäkra våra upphandlingar. Vi visste inte att det fanns en tjänst som kunde lösa våra problem, säger Sofi.
– Vi arbetade med våra mallar i strukturerade dokument och byggde upp innehållet själva där. Eftersom det blev en del “copy+paste” så tappade vi ibland den röda tråden och enkelheten i innehållet. Det kunde bli olika ordval, olika typsnitt och man kunde ibland se att det var ihopklippt, fortsätter Sofi.
“Våra upphandlare uppskattar den juridiska vägledningen i tjänsten”
Med Prokur har ESEM fått en lösning som gör upphandlingsprocessen snabbare, enklare och säkrare. Med en tjänst som gör det enkelt att ta fram kvalitetssäkrat upphandlingsinnehåll kan ESEM känna sig trygga med att alla dokument alltid är kompletta, logiska och juridiskt korrekta.
– Att komma igång med Prokur var lätt, tjänsten är självinstruerande. Det som tog lite tid i början var att ändra arbetssätt eftersom Prokur bygger på omvänd utvärdering. Men när avdelningen vågade släppa det gamla sättet och förlita sig på tjänsten blev vår upphandlingsprocess så mycket smidigare än innan, säger Sofi.
– Våra upphandlare tycker att jobbet är roligare nu eftersom de är mer ute i verksamheten. De kan fokusera på affären istället för på lagstiftningen och vara ett bättre stöd och strategisk partner till bolaget. Framförallt har våra upphandlare uppskattat den juridiska vägledningen som är inbyggd i systemet. Med den känner de sig trygga i alla steg, fortsätter Sofi.
“Det som förut tog fyra möten reder vi nu ut i en och samma sittning”
Resultaten visade sig snabbt när ESEM började använda Prokur. Förra året genomförde ESEM fler upphandlingar än de någonsin gjort. Med en enklare process och juridisk vägledning som stöd går det snabbare för upphandlarna att samla in rätt information från beställarna, välja rätt förfarande och bygga upp sitt dokument. Det som förut tog fyra möten att reda ut, gör beställare och upphandlare tillsammans i en sittning.
– Vi spar jättemycket tid med Prokur. Att det går snabbare från beställning till annonserad upphandling leder till både bättre service och högre produktivitet, säger Sofi.
– De nya dokumenten är mycket enklare att tyda för leverantörerna med tydliga skall-krav och förväntningar. Att dokumenten dessutom har samma språk rakt igenom gör att de upplevs mer professionella gentemot näringslivet enligt Sofi.
– Vi har en högre kvalitet i alla våra upphandlingar nu. Det har blivit stor skillnad med Prokur. Vi minskar risken för överprövningar genom att vi är tydliga i våra underlag och alltid uppdaterade. Det finns inte utrymme för missförstånd som det gjorde tidigare. Det skapar en stor trygghet i teamet och för mig som upphandlingsansvarig, avslutar Sofi.
